AI Buddy - administratives, organisatorisches Verbands- und Vereinsleben mit AI entlasten
Puzzle ITC
Puzzle ITC ist ein etabliertes Software- und Technologieunternehmen mit 25-jähriger Geschichte.
An den Standorten Bern, Zürich, Basel und Tübingen (DE) setzen über 140 engagierte Menschen anspruchsvolle IT-Projekte um.
Im Mittelpunkt unserer Geschäftstätigkeit stehen offene Standards und eine wirtschaftliche, resiliente IT.
Unternehmen und Organisationen erhalten kompetente Unterstützung – ganzheitlich oder bedarfsgerecht von der ersten Idee bis zum Betrieb einer digitalen Lösung.
Business Analyse, Projektleitung, das eigene User-Experience-Studio, Softwareentwicklung sowie System-, Container- und Platform-Engineers arbeiten Hand in Hand.
Wir entwickeln und implementieren agil, nutzen moderne Open Source Technologien und begleiten in die neue, sich schnell entwickelnde Welt der AI.
Massgeschneidert entstehen Cloud Native Anwendungen und moderne, zukunftssichere IT-Lösungen.
KONTEXT UND HINTERGRUND
Jugend- und Sportverbände oder Vereine stehen vor der Herausforderung, ihre Organisation effizient und pragmatisch durch einen Dschungel von Checklisten, Reglementen, Richtlinien und in administrativen Prozessen zu führen.
Leicht zugängliche Ansprechpartner fehlen, was die ehrenamtliche Arbeit zusätzlich erschwert. Oder dann ist in Milizorganisationen das Wissen vielfach bei einzelnen Personen angesiedelt und flüchtig. Kleine, banale Tasks können so zeitaufwändig, fehleranfällig werden und die Administration ist ineffizient.
BESCHREIBUNG DES PROBLEMS

Aufgabe (Was?)

Entwickelt den intelligenten AI Buddy, der massgeblich in der täglichen Arbeit unterstützt. Stakeholder können Dachverbänden, Geschäftsstellen, Sektionen, lokale Vereine, Vorstände, Mitglieder etc. sein. Der Buddy soll in der Lage sein Fragen zu beantworten, auf Hilfsmittel zu verweisen oder wo möglich durch eine Prozess zu begleiten. Er nutzt interne Reglemente, Richtlinien, Vorlagen, Protokolle, Memos, Datenbanken und andere Hilfsmittel von einem einzelnen Verein oder übergeordneten Verbänden und Organisationen (wie Jugend und Sport, Landesverbände) oder zieht relevante Rechtsvorgaben bei. Die Arbeit der verschiedenen Stakeholder und Organe soll massgeblich gestützt und vereinfacht werden, so dass sich die Organisation auf ihre Kernaufgaben und -ziele fokussieren kann. Der AI Buddy ist ein echtes Support- und Organisationstalent, ein wertvoller Sidekick.

Einige Beispiele, wo der Buddy unterstützen soll:

  • Entlastung der Geschäftsstellen und des Vorstands
  • Durchführung von Anlässen (Trainingslager, Vereinsabend, Leiter-Ausbildung etc.)
  • Ausbildung von Trainern und Mitgliedern
  • Organisation und Abwicklung nach Jugend und Sport (Anforderungen an Leiter, Entschädigungen, Abrechnung Unterstützungsbeiträge etc.)
  • Antworten und Unterstützung der Mitglieder im Vereinsleben (Ansprechpersonen, Vorgaben, Melden von Adressänderungen etc.)
  • etc.

Rahmen / Vorgaben

  • Datengrundlage: Nutzt öffentlich zugängliche Informationen wie Richtlinien, Hilfsmittel, Vorlagen, Gesetze und Reglemente zu Jugend und Sport (J+S), Wikis, Websites etc. von Dachverbänden (z.B. Swiss Olympic, Swiss Unihockey).
  • erweiterte Datengrundlage: Integration von Verbandslösungen wie bspw. Hitobito für interne oder strukturierte Daten. Wichtig: Datenschutz berücksichtigen! (z.B. durch Anonymisierung von Personendaten, Berücksichtigung von Applikations-Rechten, Einschränkung auf Metadaten etc.).
  • Benutzerfreundlichkeit: Der AI Buddy sollte über eine intuitive Benutzeroberfläche verfügen (z.B. Chatbot, Web-Interface).
  • Präzision und Relevanz: Die Antworten müssen präzise, relevant und auf die jeweilige Frage zugeschnitten sein. Verweise auf die ursprüngliche Quelle sind sehr wünschenswert.
  • Flexibilität: Wünschenswert ist eine einfache Adaptierbarkeit für die verschiedensten Organisationen und Fragestellungen.
  • Technologie-Stack: Die Wahl des Technologie- und AI-Stacks (LLM, RAG) ist frei, solange die Lösung weitestgehend offen und interoperabel wird. Frameworks für Chatbots und Programmiersprachen (Java, Ruby, Python, Go, JavaScript/TypeScript) sind willkommen.